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オンライン展示会の業者選び~イベントを成功に導く~

オンライン展示会を開催するにあたって一番重要な課題は、オンライン展示会の業者選びです。
複数の業者から4〜5社を選び、各社に1時間ほどの説明を聞く必要があります。
より効率的に最適な業者を選ぶ方法は、目的、目標、予算をある程度想定し、商談に臨むことです。

それでは、業者の選び方について詳しく見ていきましょう。

目次[非表示]

  1. 1.業者の探し方
  2. 2.プラットフォームの選定
  3. 3.サポートの重要性
    1. 3.1.特に重視すべきサポート面
  4. 4.まとめ



業者の探し方

どのような業種の業者に依頼すべきでしょうか。一般的には、インターネット検索を活用します。

検索キーワードとしては、

  • 「オンラインイベント」
  • 「オンライン展示会」
  • 「バーチャルイベント」
  • 「バーチャル展示会」

これらのキーワードで検索すると、オンライン展示会に関係する多くの候補が表示されます。検索結果の中で、専門のプラットフォーム会社やウェブ制作会社、またはランキングサイトが目立ちます。ただし、ランキングサイトに費用を支払ってランキング1位として掲載してもらうケースもあるため、信頼性に欠けることがあります。ウェブサイト、LPをしっかりと精査した上で問い合わせる企業を選定しましょう。


プラットフォームの選定

新型コロナウイルスの感染拡大により、様々な産業が影響を受け、イベントや展示会も例外ではありませんでした。
感染の拡大を防ぐため、多くの場所で社会的距離を保つ必要があったため、オンライン展示会プラットフォームが多く開発されることがありました。

そんな数あるオンライン展示会プラットフォームから、信頼できるプラットフォーム選び業者選びのポイントを記載します。


  1. 数社のオンライン展示会プラットフォーム会社を選定し、問い合わせフォームより問い合わせる。
    各社に同じ情報を提供し、「いつ頃に、どのくらいの規模のオンライン展示会を検討している」と伝えましょう。
    早期に連絡が返ってくる会社は、対応も良い可能性が高いです


  2. ウェブ会議での打ち合わせを実施する。
    「聞きたいことがある」と伝えてアポイントメントを取りましょう。
    初回の打ち合わせでは、詳細な機能よりも自社の目的を伝えることに重点を置きます。


  3. 打ち合わせ後、機能や対応スタッフの対応からを2〜3社に絞り込みましょう。


  4. 実現したい目標の優先順位を決め、最終的な業者選定を行いましょう。
    予算、コンテンツの配置イメージ、デザイン性(UI設計)、準備期間など、譲れない要素と妥協できる要素の優先度を考慮し選定しましょう。


サポートの重要性

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これまでにオンライン展示会を開催したことのある企業様だとご理解いただけると思いますが、
最も重要だと考えるポイントは「サポート」です。

オンライン展示会の開催には、単にプラットフォームを提供するだけでは十分ではありません。
サポートのない業者だと、見えない負担が大きくなり、展示会の準備に困難を生じる可能性があります。
無償でどの程度のサポートが受けられるのか、オプションでどの程度のサポートが可能なのかを事前に確認しましょう。

担当アドバイザーとの連絡がいつでも取れる状態が保証されているかも重要なポイントです。

特に重視すべきサポート面

①全体スケジュールと進行管理
オンライン展示会の準備情報を適切なタイミングで共有してもらえると、全体を把握しやすく、スムーズな進行が可能になります。
常に最新情報を受け取り、必要なタイミングで詳細を確認することができるか、業者の進行方法や役割についても確認しましょう。

②出展ブースの管理(自社開催の場合はカテゴリや部署の管理)
主催者側の負担を軽減するためにも、出展社への対応が重要です。


まとめ

初めてのオンライン展示会では、分からないことが多いのは当然です。
しかし、上記の内容をある程度イメージできれば、不安は解消されます。顧客に迷惑をかけないことはもちろん、自社の他の部署との連携も頻繁に行うことがあります。そのため、全体の管理に注力しながら、信頼できる業者と協力してプラットフォームを運営していくことが重要です。

オンライン展示会は今後ますますビジネスに欠かせない存在となります。良い協力会社と一緒に目標を達成できることを願っています。新たなチャンスを生み出すためにも、まずは一度試してみることをおすすめします。




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