ハイブリッド展示会とは　メリットデメリット　開催方法　注意すべき点を紹介

新型コロナの影響により、展示会のあり方に大きな変革が訪れました。

その中でも特筆すべき一つの例が「オンライン展示会」ですが、昨今の状況からリアル展示会の開催もコロナ過以前に戻りつつあります。リアル展示会、オンライン展示会のメリットデメリットを鑑みて新たな展示会の形が出来つつあります。

それが、「ハイブリッド展示会」です。

今回は、リアル展示会、オンライン展示会どちらのメリットも享受し、展示会企画を成功させたい担当者様に向けてハイブリッド展示会の概要から成功させる方法をご紹介します。

ハイブリッド展示会とは

ハイブリッド展示会とは、リアルな展示会とオンライン展示会を同時開催する展示会手法です。

この形式の展示会は、それぞれの形式の利点を活かしつつ、新しい体験を提供します。

リアル展示会では、来場者が製品を直接手に取ったり、出展者と面と向かってコミュニケーションを取ることができます。人と人との直接的なやり取りは、信頼関係を築きやすく、深い印象を残すことができます。一方で、オンライン展示会では、場所や時間にとらわれることなく、世界中どこからでもアクセス可能です。オンラインならではの柔軟性や、データを活用した分析が可能な点も大きな魅力です。

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ハイブリッド展示会では、リアル展示会の親密さと、オンライン展示会のアクセシビリティやデータ活用を組み合わせることで、参加者は自分の都合に合わせて展示会を体験することができ、出展者はより広範囲のオーディエンスにリーチすることが可能になります。

このような展示会の形式は、特に最近のような不確実な時代において、非常に有効です。リアルイベントに参加できない人々にもオンラインでの参加機会を提供することで、より多くの人々とつながることができますし、万が一の事態が発生した際にもオンラインでの活動にシフトすることができます。

ハイブリッド展示会は、リアルとオンラインの融合によって、新しい時代の展示会のスタンダードとなりつつあります。これは、ただのイベント形式の進化ではなく、コミュニケーションやビジネスチャンスの拡大を実現する可能性を秘めています。

ハイブリッド展示会のメリット

ハイブリッド展示会には、リアル展示会とオンライン展示会を掛け合わせることにより

2つの開催方法のメリットを享受することができます。

主なメリットは以下の3つです。

• リアルとオンラインのいいとこ取り
• 商談の機会を増やし、質を高める
• ハイブリッド展示会の柔軟性

リアルとオンラインのいいとこ取り

ハイブリッド展示会の最大の魅力は、リアルとオンライン、両方のメリットを組み合わせることにあります。リアルな展示会では、参加者が実際に製品を触れることができ、その質感や機能を直接体験することができます。出展者との面と向かったやり取りは、信頼関係の構築に不可欠で、製品に対する深い理解や興味を引き出すことが可能です。また、顔を合わせることで生じる人間関係は、オンラインでは再現しにくい貴重な要素です。

それに対して、オンライン展示会は場所的、時間的制約を超えることができます。遠方にいる参加者でもアクセスしやすく、時間的な制約も少ないため、より広範なオーディエンスにリーチすることが可能です。また、オンライン上のサービスのため、参加者の行動や関心をデータとして収集・分析することができます。このデータは、マーケティング戦略の精度を高め、より効果的なフォローアップにつながります。

オンライン展示会を先に開催して、来場者のデータを分析し市場のニーズや動きを把握した後に、リアル展示会でそのニーズに応えた訴求を行う等、リアル×オンラインでビジネスを更に加速することができるでしょう。

商談の機会を増やし、質を高める

ハイブリッド展示会では、リアルとオンラインの両方の特性を活かし、それぞれの制限を相互に補完することが可能です。リアル展示会の場合、物理的な空間の限界や時間の制約がありますが、これらはオンライン展示会の柔軟性によって補われます。オンライン展示会では、場所や時間に関わらず、世界中どこからでも参加者がアクセスできるため、より多くの潜在顧客と接触する機会が増えます。

また、リアル展示会での対面商談は、非言語的コミュニケーションを含む豊かな情報交換が可能で、高い商談確度をもたらします。一方、オンライン展示会は、参加者が自分のペースで情報を収集し、関心のある内容に深く潜り込むことができます。このように、ハイブリッド展示会では、リアルとオンラインの各メリットを組み合わせることで、商談の質と量の両方を向上させ、より効果的な営業チャンスを創出します。

ハイブリッド展示会の柔軟性

近年、世界は多くの予期せぬ変動に直面しています。ウイルスの流行や自然災害などの影響で、リアルイベントの開催が困難になる場合があります。このような時、ハイブリッド展示会はその柔軟性により、大きな強みを発揮します。リアルイベントが制限される場合でも、オンライン部分を拡大し、イベントの継続を保証することができるのです。

ハイブリッド展示会では、リアル展示会の準備が進んでいたとしても、急な変更に対応し、オンライン要素を強化することで計画を前に進めることができます。これにより、どのような状況下でも柔軟に対応し、参加者や出展者に安定した展示会体験を提供することが可能となります。このアプローチは、今後の不確実性が高いビジネス環境において、展示会の運営に新たな安定性と機動力をもたらすでしょう。

ハイブリッド展示会のデメリットとその対策

ハイブリッド展示会は多くのメリットを提供する一方で、その最大のデメリットは間違いなく、開催に必要なコストと工数の増加です。リアル展示会とオンライン展示会の両方を計画し、実行するためには、それぞれの形式に特有のリソースが必要になります。

リアル展示会では、会場の手配、ブースの設営、物理的な展示物の制作、現地でのスタッフ配置など、多くの要素が関わります。これらには、単に費用だけでなく、時間とエネルギーも大量に消費されます。一方、オンライン展示会では、仮想空間の設計、ウェブサイトやデジタルコンテンツの制作、オンラインプラットフォームの管理など、異なる種類のリソースが必要です。これらを同時に進めるには、より大きな予算と、より複雑なプロジェクト管理が求められます。

しかし、これらのデメリットは、しっかりと計画を立てることによって、解消することができます。たとえば、オンライン展示会で使用したデジタルコンテンツや映像、プレゼンテーション資料、営業資料をリアル展示会で再活用することで、コンテンツ制作にかかる時間と費用を節約できます。また、リアルとオンラインの展示会の企画段階から一貫したテーマやデザインを用いることで、ブランディングの一貫性を保ちつつ、デザイン制作などの工程を合理化することができます。

ハイブリッド展示会を開催するには

ハイブリッド展示会を開催し、成功させるためには、主に以下の3つに注力しましょう。

• 適切なプラットフォームを選ぶ
• スタッフの確保とシミュレーション
• 一貫したブランディング

これらの項目をしっかりと行うことで、来場者に忘れられない体験を提供し、出展者に最大の価値をもたらすことができます。

適切なプラットフォームの選ぶ

ハイブリッド展示会の核となるのは、リアルとオンラインの両方の要素をスムーズに統合するプラットフォームの選択です。リアルの展示会場とオンラインプラットフォームがシームレスに連携することが、来場者にとってストレスのないイベントとなります。

オンライン展示会プラットフォームには、ライブ配信機能や、バーチャル空間での交流機能等を備えている場合も多くあります。

リアルだからできること、オンラインだからできることは当然ありますが、

リアルとオンラインで来場者が体験するコンテンツの質に差がなるべく出ないようにしましょう。

スタッフの確保とシミュレーション

ハイブリッド展示会は、リアルとオンラインを同時に開催するため、

リアルイベントに特化したスタッフ、オンラインイベントに特化したスタッフを手配しましょう。

特にオンラインイベントでは、デジタルツールのサポートや管理など専門的なスキルを持ったスタッフを確保しておく必要があります。

これらのスタッフを適切に配置し、必要に応じてトラブルシューティングなどのシミュレーションを行うことで、両方の展示会の運営を円滑に進めることができます。

一貫したブランディング

ハイブリッド展示会の成功の鍵は、リアルとオンラインの両方の展示会で一貫したブランディングを維持することです。

ブランディングとは、当日のイベント企画はもちろん、ロゴ、色使い、デザイン要素、コンテンツのトーンといった、視覚的および言語的な要素が含まれます。

来場者がオンラインでもリアルでも一貫したブランド体験を受けられるようにすることが重要です。これにより、ブランドの認識度を高め、来場者の記憶に深く残る展示会を作り出すことができます。

ハイブリッド展示会を成功させよう

ハイブリッド展示会を成功させるためには、リアルとオンラインの各部分が互いに補完し合うような設計が必要です。リアル展示会のインタラクティブな体験と、オンライン展示会のデータ駆動型アプローチを組み合わせることで、来場者にとって忘れがたい体験を提供できます。

また、イベント後のフォローアップも重要で、収集したデータを活用して、来場者との関係を継続的に育てていくことが鍵となります。